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作者:网 更新时间:2015年10月26日 21:11:14

秘书开会素养越高, 推动工作的力度、效度就越大。这并非有意夸大秘书的个人作用,而是因为秘书工作是牵动大局、服务中心的工作, 秘书人员的素质直接影响着所在机关、单位的工作质量和效率。因此, 秘书的辐射力、软实力不可小觑。

秘书在“小幕僚” 人生阶段时, 影响力就不可小觑。开会时, 会前事务基本由秘书负责策划、运作, 其对会议进程甚至结果的影响不言而喻; 而当“小幕僚” 变成“大掌门” 后,影响力更是有增无减。也就是说, 秘书的开会素养, 直接或间接关系到会议的效果。那么,秘书如何提高开会素养呢?

一、跟孙中山先生学开会: 借鉴“萝卜”理念

2016 年11 月11 日, 习近平总书记《在纪念孙中山先生诞辰150 周年大会上的讲话》中是这样概括青年时代的孙中山的: “他创立兴中会、同盟会, 提出民族、民权、民生的三民主义……” 那么, 如何落实“民权” 呢? 孙中山先生的答案是: 保障公民的“开会权”。

孙中山先生亲自翻译编写了《罗伯特议事规则》(《Robert’ s Parliamentary Law》), 即《会议通则》, 后更名为《民权初步》。《民权初步》是与《孙文学说》《实业计划》并列的其重要理论著作《建国方略》一书的三大组成部分之一。孙中山先生翻译此书的初衷, 是有感于中国人开会发言无秩序、无方法。该书详细介绍了集会、议会的程序和规则: 如何通知开会、如何选举会议主席或会长、如何订立会议章程、如何设计会议程序、如何主持讨论、如何表决、如何处理特殊情况等。跟孙中山先生学开会, 就要“大胆拿来” ———“夫议事之学,西人童而习之, 至中学程度则已成为第二之天性矣, 所以西人合群团体之力常超吾人之上也。” 通过开会“教吾国人行民权第一步之方法”, 避免国人开会“不过聚众于一堂, 每乏组织, 职责缺如, 遇事随便发言, 彼此交谈接语,全无秩序” (引自《民权初步》) 的乱象。

开会, 是国家层面的博弈, 无论官民都不陌生。之所以开会, 就是要通过开会这种特殊的活动, 培养与会者的维权意识(参政议政权)、平等意识(避免一言堂)、程序意识(避免争吵失序)、协商意识(建设性地妥协让步)、责任意识(避免走过场)、绩效意识(议而有决)、理性意识(避免脸红脖子粗), “传之于国人, 使成为一普通常识。家族也、社会也、学校也、农团也、工党也、商会也……以至国务会议也、军事会议也, 皆当以此为法则”, 以造成民众有组织、守秩序、遵纪律、能团结的习惯, 落实民权主义。这种理念, 迁移到现在依然适用。会上与会下一样、官与民一样、国与家一样, 社会就会昌明、文明得多。

现实生活中, 不会、不善开会的领导与秘书不少。我们常见的开会模式是这样的: 先由负责人传达上级的指示或精神, 再由分管负责人提出落实工作的思路与方案, 最后由负责人拍板付诸实施(参见顾介康《居幕后谋大局》,江苏人民出版社, 2016 年)。这种模式的症结在于: 没有充分发挥班子内其他成员的作用, 没有调动他们深入田边地头调研的积极性, 其实变相地剥夺了他们在会议上的决策权、话语权。这是一种无所作为的懒政, 犯的是各自为政的“分散主义” 错误。不了解实情、民情, 科学决策水平自然低下。不会开会, 害莫大焉。

跟孙中山先生学开会, 借鉴“萝卜” 理念,利国、利组织、利民又利己。

二、跟毛泽东主席学开会: 平等、不仓促、有思想

毛主席是一个很善于开会的大政治家。他的“平等为先, 畅所欲言” 理念(见《中国组织人事报》, 2016 年3 月21 日), 就是为保障参会人话语权而提出的。这既是对会议主办者———“大掌门” 提的要求, 也是对秘书“小幕僚” 提的要求, 因为他们互为表里地决定了会议的内容、流程、质量。他说, “请大家评论, 提意见, 根据大家意见再作修改……这样, 就更能充分发扬民主, 集中各方面的智慧,对各种不同的看法有所比较, 会也开得活泼一些。” 这恰恰是我们当下办会的短板。“一把手说一不二, 二把手说二不一……五六七八九把手, 只做笔记不开口”, 这些段子这么流行, 就足以说明大家对“一言堂” 的会风是不满的。

对于“仓促开会”, 毛主席也是旗帜鲜明予以反对的。“开会前十分钟把文件拿出来, 要人家通过, 不考虑别人的心理状态……要文风浸润, 不要突然袭击, 使人猝不及防。” 有些决策是要去田边地头了解情况后才能制订的, 如果不了解实情、民情, 方枘圆凿, 决策肯定难以落实。有些会虽然提前通知参会人了, 但是如果没预留够充足的调研、思考、比较、整合时间, 也属仓促办会。毛泽东要求, “开会要事先通知, 像出安民告示一样, 让大家知道要讨论什么问题, 解决什么问题, 并且早作准备。” 秘书与领导要把会办好, 就要在会前做到“信息公开”。做到这一点, 会中、会后的“信息公开” 才有价值和意义, 才不会丢人现眼、破绽百出。

那么如何才能开好会呢? 毛泽东提出的“思想性” 要求仍然具有借鉴价值和时代意义。毛泽东指出, 出席会议的领导同志“均须写成发言稿”, “发言内容应尽可能有较深刻的思想性, 而以具体经验和计划数字充实和证明之。”“开会的方法应当是材料和观点的统一……要学会用材料说明自己的观点。必须要有材料, 但是一定要有明确的观点去统率这些材料。材料不要多, 能够说明问题就行。” “原则是不要太长, 内容要精彩一点。” “我最喜欢听典型, 各地委要多讲典型”。有思想的掌门才是好掌门,有思想的幕僚才是好幕僚。开会是决策、指挥、协调的重要活动, 没有思想焉能统揽全局、运筹帷幄? 思想观点要用材料、用典型予以支撑,否则焉能以知喻人、以理服人? 开会总是要人听的, 讲话太长了不行, 不精彩也不行。

会堂就像学堂一样, 要备好课, 要让人感觉它的高大上, 这样上课才会有人听。

三、见贤思齐学开会

———按“人大议事规则” 开会: 发言要准入、限时、限次数。《全国人民代表大会议事规则》第五十条规定: “代表在大会全体会议上发言的, 每人可以发言两次, 第一次不超过十分钟, 第二次不超过五分钟。要求在大会全体会议上发言的, 应当在会前向秘书处报名,由大会执行主席安排发言顺序; 在大会全体会议上临时要求发言的, 经大会执行主席许可,始得发言。” 这样, 就可以避免会议失控、议题游离于主旨之外与时间上的无限延长, 就能保证会议的严肃性、威权性, 同时也能有效地维护大会执行主席的权威, 确保其有效地引导大会的进程、完成既定会议任务。第五十一条也规定: “主席团成员和代表团团长或者代表团推选的代表在主席团每次会议上发言的, 每人可以就同一议题发言两次, 第一次不超过十五分钟, 第二次不超过十分钟。经会议主持人许可, 发言时间可以适当延长。” 这样既避免了“一言堂”, 又避免了无休止的重复甚至面红耳赤的争吵。

———按《国务院工作规则》(国发〔2013〕16 号) 开会: 各类会议都要充分准备, 提高效率和质量, 重在解决问题。会前应充分准备,包括调研准备、信息准备、决策准备等。此规则“重在解决问题” 的导向非常切中肯綮。开会是解决问题的手段, 而不是以会议落实会议的虚以委蛇与敷衍塞责。开会是会前、会中、会后三位一体的行政实践。早在1990 年3 月习近平同志就说过: “例如召开地、县重要工作会议, 办公室同志要提前到位, 尤其是办公室主任、会议记录人员、勤杂事务人员一定要先到场做好会前准备工作, 会议结束后还要撰写纪要、文件, 检查落实反馈情况等” (《秘书工作的风范———与地县办公室干部谈心》, 见中国共产党新闻网)。说了千条万条, 不落实等于白条。

———按“九段秘书” 的思路开会。网络上流传甚广的“九段秘书” 如何办会的文章, 值得借鉴参考。

从一段秘书到八段秘书, 其做法分别是:发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、做记录、发记录、定责任。总体思路是: 用精细化的理念来办会, 确保任何一个环节无盲点、无堵点。

九段秘书的做法: 做流程———把上述过程做成标准化的“会议” 流程, 让任何一个秘书都可以根据这个流程, 复制优秀团队, 把会议服务的结果做到九段, 形成不依赖于任何人的会议服务体系。显然, 这是用建模的理念将办会的流程体制机制化, 即用好的制度去办会,确保会议的质量。

(作者单位:广州华南师范大学文学院)